Tipps für Vergabestellen

• Die (CPV-)Kategorie sollte im Hinblick auf die ausgeschriebene Leistung möglichst präzise, im Sinne des hierarchischen Kategoriebaums (also „tief“) ausgewählt werden.
• In Zweifelsfällen und insbesondere dann, wenn mehrere Fachlose ausgeschrieben werden sollen, sollten möglichst mehrere CPV-Codes ausgewählt werden. Es gilt die Faustregel: Lieber zu viele als zu wenige CPV-Codes verwenden.
• Da Unternehmen / Bieter im Rahmen der Bekanntmachungsplattformen neben der CPV-Code Suche auch die Möglichkeit einer Volltextsuche über die Bekanntmachungen angeboten wird, sollten trotz Angabe des CPV-Codes in der Beschreibung des Auftragsgegenstandes auch einschlägige Begriffe und Synonyme verwendet werden.

Unsere Tipps für Unternehmen / Bieter

Neben der EU-weiten Datenbank TED nutzen immer mehr E-Vergabeplattformen (wie die Vergabeplattform des Bundes, das Deutsche Vergabeportal (DTVP) aber auch viele Länder wie die Vergabemarktplätze in Nordrhein-Westfalen (vergabe.NRW), Rheinland-Pfalz und Brandenburg) den CPV-Code für die Klassifikation der ausgeschriebenen Leistungen.

So entstehen auf Basis des CPV-Codes Kategorien, in denen nach Bekanntmachungen bzw. Aufträgen recherchiert werden kann. Zum Teil bieten die Lösungen auch die Möglichkeit, sich über Bekanntmachungen im Rahmen von Benachrichtigungsdiensten automatisch informieren zu lassen.

Unsere Empfehlungen an Unternehmen bei der Auswahl bzw. Suche nach den richtigen CPV-Codes sind:

• Bei der Auswahl der Kategorien sowohl in der manuellen Suche als auch bei der Einrichtung von Suchprofilen sollten eher übergeordnete Kategorien ausgewählt werden. Eine zu „tiefe“ Auswahl im Kategoriebaum kann dazu führen, dass Ausschreibungen übersehen werden, wenn die Vergabestelle die Ausschreibung nicht entsprechend präzise einsortiert hat.
• Legen Sie verschiedene Suchprofile mit unterschiedlichen CPV-Codes an. Im Zweifel probieren Sie aus, über welches Suchprofil Sie die besten Treffer erhalten.
• Verwenden Sie neben der Suche in den CPV-Codes immer auch die Möglichkeit der Volltextsuche und probieren Sie am besten auch mögliche Synonyme (Laptops = Notebooks = Tragbare Computer etc.).
• Begriffe im Rahmen einer Volltextsuche in Kombination mit der Auswahl eines CPV-Codes innerhalb eines Suchprofils oder einer Suche sollten Sie nur im Ausnahmefall verwenden. Die Profile sind so gestaltet, dass beide Anforderungen vorliegen müssen, d.h., dass Sie die Ausschreibung nur finden, wenn in der ausgewählten Kategorie auch der Begriff vorkommt, nicht jedoch, wenn er in einer Bekanntmachung in einer anderen Kategorie vorkommt.

Benutzeranleitung

Suche nach den passenden CPV-Codes innerhalb der Suchmaschine

Machen Sie sich Gedanken, welcher Begriff bzw. Terminus die zentrale Rolle bei Ihrer Ausschreibung spielt. Geben Sie diesen Begriff in das Suchfeld ein. Schon bei der Eingabe der ersten zwei Buchstaben erscheinen unter dem Suchfeld die ersten Treffer, die diese Buchstaben-Kombination beinhalten.

Sollten Sie keine zufriedenstellenden bzw. gar keine Ergebnisse bekommen, überlegen Sie, welche anderen Fachbegriffe Ihrer Suche entsprechen könnten. Wenn eine Reihe von Treffern angezeigt wird, starten Sie die Suche einfach mit „Enter“ und die Suchmaschine gibt Ihnen alle Treffer aus, die das Wort oder entsprechende Wortbestandteile enthalten.

Klassisches Beispiel ist die Suche nach einem Laptop oder Notebook, da dies die gängigsten Begriffe in der Umgangssprache zur Bezeichnung der „tragbaren Computer“ sind. In der CPV-Nomenklatur ist jedoch nur der letztgenannte Begriff („tragbare Computer“) vorhanden. Empfehlenswert in solchen Fällen ist es, sich an einer Art „Ober-Suchbegriff“ (wie in dem konkretem Fall z.B. „Computer“) zu orientieren und sich dann entsprechend in dem CPV-Code-Baum „nach unten“ zu arbeiten, denn die (CPV-)Kategorie sollte im Hinblick auf die ausgeschriebene Leistung möglichst präzise, im Sinne des hierarchischen Kategoriebaums (also „tief“), ausgewählt werden.

Als erste Treffer werden zunächst immer Abteilungen (die durch die beiden ersten Ziffern des Codes bezeichnet werden) angeboten und somit die oberste Ebene des CPV-Codes. Unter den sog. Abteilungen wird angezeigt, in welcher Form (oder welchen Formen) der von Ihnen gesuchte Begriff innerhalb dieser Abteilung vorkommt, z.B. als Wortbestandteil (Mineralwasser bei der Suche nach „Wasser“).

Um sich die ganze Trefferliste anschauen zu können, benutzen Sie den Scroll-Balken auf der rechten Seite unter dem Suchfeld. In der Trefferliste kann auch mit den Cursor-Tasten auf und ab navigiert werden. Mit einem Klick auf den CPV-Code klappen Sie die entsprechende Abteilung weiter auf, so dass nun auch die Gruppen (die durch die drei ersten Ziffern des Codes bezeichnet werden), Klassen (die durch die vier ersten Ziffern des Codes bezeichnet werden) sowie Kategorien (die durch die fünf ersten Ziffern des Codes bezeichnet werden) für Sie sichtbar sind. Dabei können Sie zur besseren Übersichtlichkeit mit einem Klick auf das Minus-Zeichen die für Sie weniger einschlägigen CPV-Codes wieder einklappen oder mit einem Klick auf das Plus-Zeichen die für Sie relevanteren sowie detaillierteren CPV-Codes wieder aufklappen. Der von Ihnen gesuchte Begriff ist dabei blau hinterlegt.

An dieser Stelle werden automatisch offizielle Erläuterungen der EU-Kommission eingeblendet, die beschreiben, was alles nicht (!) z.B. zu dieser Gruppe, Klasse etc. gehört. Anhand dieser Erläuterungen können Sie sich orientieren, ob die von Ihnen gesuchte Leistung (Produkt etc.) in den untergeordneten Baumzweigen (-kategorien) zu finden ist oder nicht. Mit einem Klick auf „mehr“ in den Erläuterungen wird der ganze Text der Erläuterung sichtbar.

Auswahl und Verwaltung der CPV-Codes

Mit einem Klick auf die freie Fläche / Kästchen neben dem entsprechenden CPV-Code (oder auf den CPV-Code selbst) wählen Sie diesen aus (oder ab). Nun erscheint in dem Kästchen ein grüner Haken und der entsprechende CPV-Code wird in einem CPV-Ordner (rechts unmittelbar ggü. des eingegeben Begriffes) abgelegt. Anhand einer Zahl über dem CPV-Ordner können Sie erkennen, wie viele CPV-Codes Sie bereits ausgewählt haben. Mit einem Klick auf den CPV-Ordner können Sie diesen aufmachen und Ihre bisherige Auswahl bearbeiten (z.B. löschen oder ausdrucken).

Um an dieser Stelle weitere Oberkategorien bzw. Abteilungen sehen zu können, klicken Sie bitte erneut auf das Suchfeld neben dem Begriff – ein zweites Fenster geht auf, in dem erneut alle Oberkategorien gelistet sind.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Suche nach dem richtigen CPV-Code.